POLITIQUE DE CONSERVATION
Stratégie et politique de conservation des documents
F50 League LLC ("F50") s'engage à protéger et à respecter votre vie privée. F50 est une société du Delaware dont le siège social est situé à One Liberty Plaza, 165 Broadway, New York, NY 10006 USA.
Dans la grande majorité des cas, le responsable du traitement des données est probablement F50, en raison de la gestion centralisée des données au sein du groupe F50. Dans la présente politique, les références à "SailGP"sont réputées désigner le groupe F50 (séparément ou ensemble), F50 et ses filiales, ainsi que toute société holding de F50 et de ses filiales, le cas échéant. Si vous avez des questions concernant la présente politique, vous devez contacter F50 en premier lieu via contact@sailgp.com ou à l'adresse suivante :
Le délégué à la protection des données
SailGP
6th Floor, Kings House
174 Hammersmith Road
London
W6 7JP
Introduction
L'information et les données constituent l'un des principaux actifs de l'entreprise SailGP. Dans l'exercice de ses diverses fonctions, SailGP accumule des informations provenant de particuliers et d'organisations externes. SailGP génère également un large éventail de données, qui sont enregistrées dans des documents et des dossiers. SailGP s'efforce de conserver les données conformément à la loi.
Ces documents et enregistrements se présentent sous différents formats, dont des exemples incluent (sans s'y limiter) des communications telles que des courriels, des communiqués de presse et des informations relatives à la série, aux événements, aux équipes, à nos partenaires commerciaux et à nos sponsors, aux billets et à la diffusion de la série.
Aux fins de la présente politique, les termes "document", "données" et "enregistrements" comprennent les informations sur papier et sous forme électronique.
Dans certaines circonstances, il sera nécessaire de conserver des documents spécifiques afin de répondre à des exigences légales ou réglementaires ainsi qu'à des besoins opérationnels justifiables. La conservation de documents peut également être utile pour prouver des événements ou des accords en cas de litiges, ainsi que pour préserver des informations ayant une valeur historique. SailGP a élaboré la présente politique dans l'intention de profiter à SailGP et aux personnes concernées, afin de trouver un juste équilibre entre les obligations légales, l'efficacité opérationnelle et la conservation des données pendant des périodes raisonnables et appropriées dans les circonstances.
SailGP conservera certaines données et formes d'information plus longtemps que d'autres. Conformément au principe 5 de la loi, les informations ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire.
La conservation de tous les documents et enregistrements n'est pas pratique et l'élimination appropriée constitue un aspect important de cette politique. L'élimination aidera SailGP à maintenir un espace de stockage électronique et de bureau suffisant et désencombrera les bureaux. SailGP adopte une approche "paper light" pour les documents papier, la grande majorité des enregistrements étant conservés électroniquement plutôt que sous forme de copies papier lorsque c'est possible.
SailGPLe calendrier de la politique de conservation des documents est un outil utilisé pour garantir la conservation des informations commerciales, des données personnelles et des données personnelles sensibles aussi longtemps que nécessaire et justifié conformément à notre approche équilibrée mentionnée au paragraphe 4 ci-dessus. SailGP tient à être transparent et proactif afin de fournir aux personnes concernées la transparence sur la manière dont les données seront conservées par SailGP et, en fin de compte, détruites. La présente stratégie de conservation des documents doit être lue conjointement avec notre politique de confidentialité https://www.SailGP.com/privacy-policy. Elle tient compte du contexte dans lequel SailGP opère, y compris l'environnement juridique et réglementaire, par exemple la conformité au cinquième principe de protection des données, les attentes des parties prenantes et les obligations juridiques permanentes de SailGP. Il s'agit avant tout d'une ressource destinée à vous informer sur la manière dont les données sont conservées, traitées, archivées et détruites, afin de permettre aux activités d'élimination d'être menées de manière cohérente et contrôlée.
Un tableau contenant la durée de conservation prévue est fourni pour chaque catégorie de données pertinente. La période de conservation s'applique à tous les documents de cette catégorie par défaut et sera respectée dans la mesure du possible, bien que SailGP reconnaisse qu'il peut y avoir des circonstances exceptionnelles qui exigent que les documents soient conservés pendant des périodes plus courtes ou plus longues. En outre, il convient de noter que, conformément à la loi et à l'obligation de SailGPde mettre en œuvre des mesures de sécurité physiques et techniques appropriées, les données et informations détenues par SailGP sous forme électronique sont régulièrement et périodiquement sauvegardées. Ces copies de sauvegarde sont conservées indéfiniment et conformément à la politique de sécurité de SailGPafin de garantir la cohérence et la stabilité du cadre dans lequel SailGP exerce ses activités. Sur cette base, ces copies de sauvegarde ne sont pas affectées par les périodes de conservation de chaque catégorie de données pertinente qui font partie de la présente politique. L'ensemble de données qui fait partie de chaque copie de sauvegarde ne sera pas affecté par les délais de conservation et les mesures prises conformément aux délais de conservation mentionnés ci-dessous.
Les délais de conservation s'appliquent également à tous les formats d'enregistrement, c'est-à-dire au papier et à l'électronique, sauf indication contraire spécifique.
Les principaux facteurs qui influencent les décisions en matière de rétention sont les suivants :
- Besoin de l'entreprise.
- Services fournis à nos clients et à nos fans.
- Fourniture de services professionnels tels que la ligue sportive mondiale.
- Notre expérience du moment où la conservation des informations et des données est susceptible d'être bénéfique à la personne concernée en fonction des services spécifiques qu'elle recherche auprès de SailGP, y compris le fait de se tenir au courant des opérations de SailGP.
- Exigences législatives et réglementaires - par exemple, respect du cinquième principe de protection des données. Le cas échéant, la législation est mentionnée.
- Consentement éclairé et exprès de la personne concernée.
D'après notre expérience, les personnes concernées sont souvent désireuses de consentir à ce que SailGP conserve des données et des informations au-delà des périodes mentionnées dans le cadre de la présente politique. La raison et la justification de ces périodes prolongées de conservation, à titre d'exemple, peuvent inclure :
- Fourniture de services étendus de tenue de registres.
- Suppression d'une charge administrative pour les personnes concernées.
- Faciliter le fonctionnement entre SailGP et la personne concernée.
Maintenir une relation commerciale continue, qui peut être limitée à des questions telles que l'intérêt continu de la personne concernée pour SailGP , y compris la participation à des événements organisés sur une base annuelle.
Il n'est donc pas rare que les personnes concernées donnent leur consentement libre et sans ambiguïté à SailGP pour que les données soient conservées au-delà des périodes visées par la présente politique.
Calendrier de conservation des données - Résumé
1. Objet du présent document
Un élément essentiel de la politique et des pratiques de SailGPen matière de protection des données est la conservation des données à caractère personnel pendant une période appropriée - ni trop longue, ni trop courte. La politique de SailGPconsiste à ne conserver toutes les informations que pour la durée spécifiée dans le calendrier de conservation des données et, en général, pas plus de deux ans plus l'année en cours.
Le présent document est un résumé du calendrier de conservation des données et donne une indication des catégories de données à caractère personnel détenues par SailGP et de la base sur laquelle SailGP conserve souvent des données et des informations pour une durée supérieure aux deux ans stipulés dans la politique.
2. Règle des deux ans et plus
Les données à caractère personnel ne sont généralement pas conservées plus de deux ans après qu'elles ont cessé d'être actuelles, sauf s'il existe une raison spécifique de le faire (voir ci-dessous les catégories spécifiques nécessitant des périodes de conservation différentes). La définition de la notion d'actualité varie en fonction des données à caractère personnel : par exemple, elle s'applique jusqu'à ce qu'un événement SailGP ait eu lieu, jusqu'à la fin d'une saison SailGP ou jusqu'à ce qu'un membre du personnel ait cessé d'être employé par SailGP lorsque les données concernent le personnel.
La règle "actualité plus deux ans" est une période cible pour la conservation des données. S'il n'est pas nécessaire de conserver les données à caractère personnel aussi longtemps, elles peuvent être éliminées en toute sécurité avant l'expiration du délai de deux ans. SailGP s'efforcera d'évaluer et de mettre à jour les données détenues conformément à la présente politique sur une base trimestrielle, ce qui signifie que la règle des deux ans plus la période en cours sera finalement soumise à cette variance trimestrielle.
3. Exceptions à la règle des deux ans
Cette section donne un aperçu des catégories pour lesquelles la législation détermine la durée de conservation des données à caractère personnel dans cette catégorie. Une indication est donnée sur la section principale du calendrier de conservation des données traitant de cette catégorie.
| Catégorie | Exemples et période de conservation |
|---|---|
| Registres financiers | Informations fiscales, paiements dans le livre de caisse, etc. Données salariales. Année en cours plus 6 ans |
| Plaintes | Correspondance avec les plaignants, correspondance avec un organisme de réglementation tel que l'Information Commissioner's Office. Année en cours plus 6 ans |
| Arrangements contractuels | Accords avec les fournisseurs, accords sur les niveaux de service. Contrats juridiques. Documents d'appel d'offres. Durée de vie du contrat plus 6 ans |
| Documents de gouvernance | Articles, instruments et documents relatifs à l'administration de la société. Ordres du jour et minutes des réunions. Année en cours plus 6 ans |
| Demandes de protection des données | Correspondance relative aux demandes d'accès des personnes concernées aux données. Année en cours plus six ans |
| Dossiers du personnel | Large éventail de limites de conservation spécifiques - voir le tableau ci-dessous. De 6 mois à 75 ans |
| Registres de santé et de sécurité | Veuillez vous référer au responsable de la santé et de la sécurité. Calendrier de conservation Jusqu'à 50 ans |
| Données relatives aux équipes SailGP et à ses représentants | Informations financières, données personnelles, informations d'audit. Année en cours plus 6 ans |
Compte tenu de notre expérience en matière de conservation des documents et des données, SailGP applique une politique selon laquelle les données sont généralement archivées dans un premier temps. Les données archivées peuvent ensuite devenir des données vivantes sur la base d'une exploitation répétée ou peuvent conduire à la suppression des données après les périodes de conservation faisant partie de cette politique.
Les données archivées sont conservées sur la base suivante :
- Une fois que les données ont été archivées, cela signifie qu'elles ne seront plus utilisées activement par SailGP. Sauf si les données deviennent actuelles et/ou si la personne concernée demande que ces données deviennent actuelles.
- Lorsque les données redeviennent actuelles, la règle des deux ans plus l'année en cours s'applique à nouveau à ces données.
- Les données archivées le resteront généralement pendant deux ans, puis seront détruites ou rendues anonymes.
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Périodes de conservation des données (détaillées)
| Catégorie de données | Dossiers détenus (type de données) | Délai de conservation années | Objet de la conservation | Mesures à prendre à la suite de la rétention | Base juridique/pertinence SailGP Politique |
|---|---|---|---|---|---|
| Paiements | Fiches de paie | Année fiscale en cours + 6 | Conformité juridique | Détruire | Politique du HMRC |
| Feuilles de temps | Année en cours + 2 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Détails du salaire | Année fiscale en cours + 6 | Conformité juridique | Détruire | Politique du CGRH | |
| Registres des heures supplémentaires | Date de cessation + 3 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| P45 | Année fiscale en cours + 5 | Conformité juridique | Détruire | Loi de 1970 sur la gestion des impôts | |
| Listes P60 | Année précédente + 2 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Finances | Comptes annuels | Archives de l'année précédente +2 | Conforme à la politique | Permanent | Politique financière |
| États financiers mensuels | Année en cours + 2 | Conforme à la politique | Détruire | Politique financière | |
| Rapports d'audit interne | Exercice en cours + 2 | Conforme à la politique | Détruire | Politique financière | |
| Rapports d'audit externe | Année précédente + 2 + Archives | Conforme à la politique | Permanent | Politique financière | |
| Documentation fiscale | Exercice en cours + 5 | Conformité juridique | Détruire | Loi sur la taxe sur la valeur ajoutée de 1994 | |
| Administration de la TVA | Année fiscale en cours + 5 | Conforme à la politique | Détruire | Politique financière | |
| Rapprochements de chèques | Création jusqu'à après Audit puis 6 | Conforme à la politique | Détruire | Politique financière | |
| Frais de voyage/de personnel, etc. | Année en cours + 5 | Conforme à la politique | Détruire | Politique financière | |
| Impressions BACS | Exercice en cours + 3 | Conforme à la politique | Détruire | Politique financière | |
| Frais de justice | Exercice en cours + 5 | Conforme à la politique | Détruire | Politique financière | |
| Factures | Année en cours + 5 | Conforme à la politique | Détruire | Politique financière | |
| Commandes | Année en cours + 5 | Conforme à la politique | Détruire | Politique financière | |
| Registres d'achat | Année fiscale en cours + 5 | Conforme à la politique | Détruire | Politique financière | |
| Ressources humaines | Informations sur le personnel actuel | Conserver et vérifier les devises | Conformité juridique | Conserver | Recommandation du CIPD |
| Détails sur l'ancien personnel | Date de cessation + 6 | Conformité juridique | Détruire | Recommandation du CIPD | |
| Examens de l'évolution de carrière du personnel | Conserver pour le personnel actuel. Ancien personnel Licenciement + 2 | Conforme à la politique | Conserver/détruire | Politique des ressources humaines | |
| Registres de présence | Date de cessation + 4 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Rapports sur la santé au travail | Date de cessation + 4 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Retour des conseils aux employés | Date de cessation + 4 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Formulaires d'entretien de sortie | Date de cessation + 1 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Dossiers du tribunal du travail | Date de cessation + 1 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Demandes de congés personnels et familiaux | Date de cessation + 2 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Déclaration d'emploi extérieur | Date de cessation + 4 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Registres des congés | Date de cessation + 2 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Documents de pension | Date de cessation + 6 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Références | Date de cessation + 3 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Certificats de divulgation (clairs) | Reçu d'enregistrement uniquement | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Dossiers disciplinaires | Date de cessation + 1 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Dossiers de griefs | Date de cessation + 1 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| CV d'un travailleur intérimaire | Actif + 1 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Données contenues dans le système RH | Date de cessation + 6 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Demandes de congé de maternité | Année fiscale en cours + 3 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Demandes de travail flexible | Date de cessation + 2 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Dossiers du personnel | Date de cessation + 6 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Dossiers de formation | Date de cessation + 6 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Détails de la redondance | Actif + 6 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Documents de recrutement | 6 mois | Conformité juridique | Détruire | Recommandation du CIPD | |
| Détails de l'emploi précédent | 6 mois | Conformité juridique | Détruire | Recommandation du CIPD | |
| Candidatures retenues | Transfert au dossier du personnel | Conformité juridique | Transfert au dossier du personnel | Recommandation du CIPD | |
| Demandes d'emploi non retenues | 1 an | Conformité juridique | Détruire | Recommandation du CIPD | |
| Notes d'entretien | 1 an | Conformité juridique | Détruire | Recommandation du CIPD | |
| Coordonnées bancaires | Année fiscale en cours + 5 | Conforme à la politique | Détruire | Politique des ressources humaines | |
| Santé et sécurité | Rapports sur la santé et la sécurité | Année en cours + 5 | Conforme à la politique | Détruire | Politique de santé et de sécurité |
| Registres de santé et de sécurité | 40 (COSHH) | Conforme à la politique | Archives | Politique de santé et de sécurité | |
| Documentation juridique | Permanent | Conforme à la politique | Archives | Politique de santé et de sécurité | |
| Rapports d'évaluation des risques | Année d'évaluation + 3 | Conformité juridique | Détruire | Règlement de 1992 sur la gestion de la santé et de la sécurité au travail | |
| Livre des accidents | 4 ans à compter de la date de la dernière inscription | Conformité juridique | Archives | Législation | |
| Correspondance sur la santé et la sécurité | Année en cours + 5 | Conformité juridique | Détruire | Législation | |
| Registres de formation à la sécurité | Année en cours + 6 | Conformité juridique | Détruire | Législation | |
| Certificats de sécurité incendie | Permanent | Conformité juridique | Archives | Législation | |
| Évaluation des risques d'incendie et plans de lutte contre l'incendie | Actif | Conformité juridique | Archives | Législation | |
| Entretien et examen des EPI | Exercice en cours + 5 | Conformité juridique | Archives | Législation | |
| Surveillance de la LEV | Exercice en cours + 6 | Conformité juridique | Archives | Législation | |
| Opérations de levage - Examens | Actif | Conformité juridique | Archives | Législation | |
| Fiches d'événements d'incendie | Année en cours + 5 | Conforme à la politique | Détruire | Politique de santé et de sécurité | |
| Assurance | Politiques d'assurance | 12 ans | Conformité juridique | Archives | Législation |
| Réclamations en matière de responsabilité des employeurs | Permanent | Conformité juridique | Archives | Législation | |
| Domaines | Plans de construction | Permanent | Conforme à la politique | Disponible | Politique immobilière |
| Gestion des ressources | Exercice en cours + 2 | Conforme à la politique | Détruire | Politique immobilière | |
| Documentation juridique | Permanent | Conforme à la politique | Archives | Politique immobilière | |
| Notes sur le transfert des déchets | Exercice en cours + 2 | Conformité juridique | Archives | Législation | |
| Notes sur l'envoi de déchets | Exercice en cours + 3 | Conformité juridique | Archives | Législation | |
| Plan de continuité des activités | Actif | Conforme à la politique | Archives | Politique immobilière | |
| Informations sur la sécurité | Année en cours + 5 ans | Conforme à la politique | Détruire | Politique immobilière | |
| Dossiers sur les biens loués | Fin du bail + 5 ans | Conforme à la politique | Détruire | Politique immobilière | |
| Dossiers de propriété | Exercice en cours + 5 | Conforme à la politique | Détruire | Politique immobilière | |
| Dossiers d'emploi | Exercice en cours + 5 | Conforme à la politique | Détruire | Politique immobilière | |
| Baux | Fin du bail + 5 ans | Conforme à la politique | Détruire | Politique immobilière | |
| Enregistrements de vidéosurveillance | 28 jours | Conforme à la politique | Détruire sauf en cas d'obligation légale | Politique en matière de vidéosurveillance | |
| Marketing | Matériel promotionnel | Année en cours + archives | Conforme à la politique | Archives | Politique de marketing |
| Relations publiques | Année en cours + archives | Conforme à la politique | Archives | Politique de marketing | |
| Liaison avec la communauté | Année en cours + archives | Conforme à la politique | Archives | Politique de marketing | |
| Coupures de presse | Année en cours + archives | Conforme à la politique | Archives | Politique de marketing | |
| TIC | Spécifications fonctionnelles | Actif + 2 | Conforme à la politique | Détruire | Politique informatique |
| Spécifications techniques actuelles | Actif | Conforme à la politique | Détruire | Politique informatique | |
| Journaux d'exploitation | Actif + 1 | Conforme à la politique | Détruire | Politique informatique | |
| Rapport d'incident de sécurité | Année en cours + 5 | Conforme à la politique | Détruire | Politique informatique | |
| Courriels | Actif + 2 | Conforme à la politique | Détruire | Politique informatique | |
| Registre des photocopies | Supprimé après trois mois | Conforme à la politique | Détruire | Politique informatique | |
| Société | Rapports et comptes annuels | Permanent | Conformité juridique | Archives | Politique de l'entreprise |
| Documents de politique générale | Actif + 5 | Conformité juridique | Détruire | Politique de l'entreprise | |
| Documents des comités du conseil d'administration | Année en cours + 5 | Conformité juridique | Détruire | Politique de l'entreprise | |
| Conseil d'administration Minutes | Permanent | Conformité juridique | Archives | Politique de l'entreprise | |
| Correspondance générale | Année en cours + 5 | Conformité juridique | Détruire | Politique de l'entreprise | |
| SMT | Équipe de direction Minutes | Année en cours + 5 | Conformité juridique | Détruire | Politique de l'entreprise |
| Documents de l'équipe de direction | Année en cours + 5 | Conformité juridique | Détruire | Politique de l'entreprise | |
| Ligue de course | Information sur la billetterie | Année en cours + 2 | Conforme à la politique | Archives | Conformément à la politique des fournisseurs de billetterie |
| Informations sur l'accréditation | Année en cours + 2 | Les personnes qui participent à un événement y reviendront souvent les années suivantes. | Archives | N/A | |
| Abonné au site web | Année en cours + 6 | Comme les personnes concernées peuvent se désinscrire, le fait de ne pas le faire signifie que la conservation est pertinente | Archives | N/A | |
| Données sur l'athlète, y compris les données diamétrales | Année en cours de SailGP Saison + 2 | Pertinence pour les séquences télévisées | Archives | N/A | |
| Participant à SailGP Hospitality | Année en cours de SailGP Saison + 2 | Les participants reviendront souvent les années suivantes. | Destruction/anonymisation | N/A | |
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Dernière mise à jour : 7 novembre 2022